Docházka na stavbě v mobilu: jak ji zavést, aby ji parta opravdu používala

Proč se docházka v mobilu neujme

Když se docházka v mobilu neujme, často to není aplikací. Lidé mají pár docela pochopitelných důvodů:

• Bojí se sledování. „Šéf bude vidět, kde jsem.“ Když jim nikdo nevysvětlí, co aplikace ukládá, domyslí si to nejhorší.
• Je to něco navíc. Kdo má ráno v ruce lopatu, nechce vyplňovat formulář.
• Běží to vedle papíru. Když se pořád odevzdávají i papírové výkazy, je aplikace jen práce navíc.
• Nikdo to nekontroluje. Kancelář zjistí, že se půlka party nepřihlašuje, až na konci měsíce.

Všechny čtyři se dají vyřešit dřív, než začnete. Hodně záleží na tom, jak docházku partě představíte.

Co partě říct (a co radši ne)

Nezačínejte kontrolou. Začněte tím, co z toho mají oni:

• Přesné hodiny, přesná výplata. Každá hodina je zapsaná hned a na konci měsíce se na ni nezapomene.
• Žádné papírky. Nemusí nic psát ani nosit do kanceláře.
• Vidí své hodiny. Kolik mají tento měsíc odpracováno, vidí v telefonu.

A řekněte přesně, co aplikace ukládá. U Proyekty je to čas a místo ve chvíli, kdy se člověk přihlásí do práce a kdy se odhlásí. Během dne nikoho nesleduje. Když to lidé slyší od vás hned na začátku, obavy ze sledování většinou zmizí.

A co radši ne: „Konečně uvidím, kdo se fláká.“ nebo „Je to kvůli kontrole.“ Tím z docházky uděláte nástroj proti lidem a ti ji začnou obcházet.

Lidé také musí vědět, jaké údaje o nich aplikace ukládá. A když mají používat vlastní telefon, dohodněte se s nimi na tom předem. Tento text není právní rada.

Plán prvního týdne

Docházku nespouštějte jen e-mailem z kanceláře. Spusťte ji na stavbě s partou, v jeden konkrétní den:

1. Pondělí ráno: 15 minut u auta. Každý si aplikaci otevře ve svém telefonu a poprvé se přihlásí sám. Kdo to zvládne, ukáže to dalšímu.
2. Úterý a středa: ranní kontrola. Stavbyvedoucí po začátku směny mrkne, kdo se nepřihlásil, a hned mu napíše nebo zavolá. Ne kancelář a ne v pátek.
3. Čtvrtek: kontrola hodin. Projděte s partou, jestli hodiny sedí. Když lidé vidí, že čísla odpovídají, začnou aplikaci věřit.
4. Pátek: první týdenní přehled. Majitel nebo kancelář vidí hodiny za celý týden bez jediného papírku.
5. Druhý týden: konec papíru. Papírové výkazy už neberte. Kdo je přinese, zapíše je s vámi do aplikace.

Proč zrovna 15 minut? Tak dlouho trvá zaškolení party v Proyekty. Přihlášení do práce je jedno tlačítko v telefonu. Nastavení firmy a zaškolení vedoucích (onboarding 90 minut) uděláme předem, takže parta už jen otevře aplikaci a přihlásí se.

Role stavbyvedoucího

O tom, jestli se docházka ujme, rozhoduje stavbyvedoucí nebo parťák, ne kancelář. Lidé dělají to, co po nich chce ten, kdo je s nimi na stavbě.

• Přihlašuje se jako první. Když to dělá on, dělají to i ostatní.
• Ráno ví, kdo chybí. Kontrola zabere pár minut a dělá se hned, ne na konci týdne.
• Schvaluje hodiny. V Proyekty jdou hodiny ke schválení, takže chyby se opraví hned, ne až u mezd.

Pomáhá, když stavbyvedoucí ví, co z toho má on: na jedné obrazovce vidí, kdo je na které zakázce, a nemusí ráno nikoho obvolávat. Víc o tom píšeme na stránce Pro stavbyvedoucí.

Když se někdo zapomene přihlásit

Stane se to. Důležité je, co uděláte potom:

• Doplňte to ještě ten den. Stavbyvedoucí nebo kancelář chybějící hodiny zapíše ručně. Za týden si už nikdo nevzpomene, kdy přišel.
• Netrestejte. Kdo dostane za zapomenutí vynadáno, začne se aplikaci vyhýbat. Stačí připomenout.
• Opakuje se to? Zjistěte proč. Někdy je to starý telefon, jindy jen zvyk. Pomůže, když se parta přihlašuje společně, třeba hned po příjezdu na stavbu.

V Proyekty má vedoucí docházku celé party za měsíc na jedné obrazovce, v šichtovnici. Chybějící den nebo nepřítomnost do ní zapíše ručně.

Telefony a lidé bez smartphonu

Častá otázka party zní: „Půjde to i na mém telefonu?“ Proyekty funguje na Androidu i iPhonu, na tabletu i v počítači. Nic se nestahuje z obchodu s aplikacemi: Proyekty běží v prohlížeči a dá se přidat na plochu telefonu.

Funguje na Androidu i iPhonu

Někdo chytrý telefon nemá nebo ho na stavbu nenosí. Za něj docházku zapíše stavbyvedoucí nebo kancelář. A kdo během dne jezdí mezi víc stavbami, nemusí přepínat zakázky: ráno jen zahájí den a večer v denním výkazu rozdělí hodiny na zakázky. Způsob docházky nastavíte každému člověku zvlášť.

Nejčastější chyby při zavádění

• Spustit to jen e-mailem. Pozvánku klidně pošlete předem, ale přihlášení ukažte lidem na stavbě.
• Nechat papír „pro jistotu“. Dva systémy vedle sebe znamenají dvojí práci a vyhraje ten starý.
• Začít v nejhorším týdnu. Ne v týdnu, kdy předáváte stavbu. Vyberte klidnější.
• Chtít všechno najednou. Začněte docházkou. Deník, úkoly a fotky přidejte, až se docházka ujme.
• Zapomenout na stavbyvedoucího. Když nezískáte jeho, nezískáte ani partu.

Jak poznáte, že se docházka ujala

Po dvou až třech týdnech by mělo platit:

• Lidé se přihlašují sami, bez připomínání.
• Hodiny v aplikaci odpovídají tomu, co parta opravdu odpracovala.
• Kancelář nic nepřepisuje a podklady pro mzdy má z aplikace.
• Víte, kolik hodin padlo na každou zakázku. To je základ pro průběžnou marži zakázky.

Jde to i rychleji. Aleš nám po sedmidenním zkušebním období napsal, že v Proyekty už jede všech jeho 28 lidí:

Za 7 dní v tom umělo pracovat 28 lidí

Co musí evidence pracovní doby obsahovat podle zákoníku práce, popisujeme na stránce Docházka.

Časté otázky k zavedení docházky

Související