Jak zjistit, jestli zakázka vydělává, dokud stavba běží

Proč se marži dozvíte pozdě

Na papíře zakázka vypadá dobře: cenu máte podepsanou, rozpočet sedí a parta jede. Náklady se k vám ale dostávají se zpožděním.

• Faktury chodí pozdě. Dodavatelé často fakturují souhrnně jednou za měsíc a subdodavatel klidně až po dokončení své části.
• Hodiny jsou na papírcích. Kolik hodin parta na zakázce odpracovala, se sčítá až na konci měsíce kvůli mzdám.
• Vícepráce nikdo nezapsal. Investor si něco přidal, parta to udělala a v rozpočtu to chybí.
• Peníze na účtu nejsou zisk. Záloha od investora vypadá jako dobrá zpráva, ale neříká nic o tom, jestli zakázka vydělá.

Když se všechno sečte až po předání stavby, víte jen to, jestli jste vydělali, nebo prodělali. Změnit to už nemůžete.

Co je průběžná marže zakázky

Průběžná marže zakázky je rozdíl mezi hodnotou práce, kterou jste k dnešku opravdu udělali, a náklady, které vás ta práce zatím stála. Na rozdíl od marže po vyúčtování ji znáte, dokud se dá ještě něco změnit.

Důležité je slovo hotové. Náklady neporovnávejte s cenou celé zakázky ani s tím, kolik jste zatím vyfakturovali, ale jen s prací, která je na stavbě opravdu hotová.

Čtyři skupiny nákladů, které musíte vidět

U malé stavební firmy se skoro všechny náklady zakázky vejdou do čtyř skupin. Sledujte každou zvlášť, ať víte, která ujíždí.

1. Lidé

Odpracované hodiny na zakázce krát sazba. Počítejte s tím, kolik vás člověk opravdu stojí: u zaměstnance v pracovním poměru připočtěte k hrubé mzdě pojistné, které platí firma (24,8 % sociální a 9 % zdravotní), tedy zhruba třetinu navíc. U lidí na IČO počítejte s cenou z jejich faktury. A hodiny počítejte ke konkrétní zakázce, ne jen za celý měsíc.

2. Materiál

Faktury a účtenky za materiál přiřazené k zakázce, včetně drobných nákupů ve stavebninách, které parťák zaplatí na místě. Právě ty se ztrácejí nejsnáz.

3. Subdodávky

Elektrikář, instalatér, pokrývač. Počítejte s poměrnou částí ceny ze smlouvy nebo objednávky podle toho, kolik mají hotovo, ne až když přijde faktura.

4. Stroje, doprava a odvoz

Půjčené stroje, kontejnery, odvoz suti a zeminy, nafta. Jednotlivě malé částky, které se ale rychle sčítají.

K těmto čtyřem skupinám přičtěte režii firmy, tedy kancelář, auta nebo telefony. Stačí ji počítat jako procento z nákladů podle loňského roku.

Kolik práce je opravdu hotovo

Náklady samy o sobě nic neřeknou. Utratit 300 tisíc za tři týdny je v pořádku, když je hotová polovina stavby, a problém, když je hotová čtvrtina. Proto potřebujete druhé číslo: hodnotu hotové práce.

Nejjednodušší je rozdělit zakázku na fáze podle rozpočtu nebo harmonogramu, třeba bourání, rozvody, omítky a obklady. U každé fáze znáte cenu. Stavbyvedoucí jednou týdně odhadne, kolik procent každé fáze je hotovo, a vy procento vynásobíte cenou fáze.

Odhad nemusí sedět na procento. Stačí, když ho stavbyvedoucí dělá každý týden stejně. Změny mezi týdny vám řeknou víc než jedno přesné číslo na konci.

Příklad: rekonstrukce bytu po třech týdnech

Modelový příklad: zakázka za 900 000 Kč bez DPH s plánovanou marží 18 %, náklady jsou v rozpočtu na 738 000 Kč. Po třech týdnech je podle stavbyvedoucího hotovo 40 % práce, takže hodnota hotové práce je 360 000 Kč. Podle plánu měla tahle část stát 295 200 Kč. Ve skutečnosti to vypadá takhle:

Částky v Kč bez DPH, čísla jsou ilustrační. Lidé: plán 200 hodin, skutečnost 220 hodin po 520 Kč.

Zakázka zatím vydělává, ale místo plánovaných 18 % jen asi 12 %. Když se nic nezmění, skončí zhruba o 52 000 Kč pod plánem (20 800 Kč ÷ 0,4 = 52 000 Kč, marže na konci asi 110 000 Kč místo 162 000 Kč). Víte to ale už po třech týdnech a víte i proč: nejvíc ujíždějí hodiny a materiál. Pořád je čas to srovnat.

Příklad nepočítá režii. A materiál, který leží na stavbě a ještě není zabudovaný, počítejte zvlášť. Jinak bude marže vypadat hůř, než ve skutečnosti je.

Týdenní kontrola za 15 minut

Průběžná marže funguje, jen když ji počítáte pravidelně. Stačí jeden pevný termín v týdnu, třeba v pátek odpoledne:

1. Zkontrolujte hodiny. Má každý člověk zapsané hodiny ke správné zakázce?
2. Přiřaďte doklady. Faktury a účtenky z týdne patří ke konkrétní zakázce, ne do jedné hromádky.
3. Doplňte subdodávky. Kdo na stavbě pracoval a za kolik, i když faktura ještě nepřišla.
4. Aktualizujte hotovou práci. Stavbyvedoucí projde fáze a napíše, kolik procent je hotovo.
5. Porovnejte s plánem. Když je marže pod plánem, najděte skupinu nákladů, která ujíždí.
6. Pošlete vícepráce. Co si investor přidal, pošlete mu k odsouhlasení ještě týž týden.

Zhruba čtvrt hodiny to zabere, když máte hodiny a doklady na jednom místě. Když je musíte nejdřív sesbírat z papírů, e-mailů a WhatsAppu, padne na to celé odpoledne.

Pět signálů, že zakázka začíná prodělávat

• Hodiny rostou rychleji než hotová práce. Parta je na stavbě déle, než počítal rozpočet.
• Parta čeká. Materiál nedorazil nebo předchozí řemeslo nedodělalo. Hodiny běží, práce ne.
• Materiál bez zakázky. Účtenky, které nikdo nepřiřadil, se na konci rozpustí v režii a zakázka vypadá lépe, než ve skutečnosti je.
• Vícepráce bez potvrzení. Co investor písemně neodsouhlasil, se na konci špatně vymáhá.
• Opravy po sobě. Každá reklamace je práce, kterou vám nikdo nezaplatí.

Co dělat, když je zakázka v minusu

Když víte, která skupina nákladů ujíždí, víte i, co řešit:

• Hodiny. Proberte se stavbyvedoucím, kde parta čeká nebo dělá věci dvakrát. Často pomůže lepší plán na další den a materiál objednaný včas.
• Materiál. Porovnejte nakoupené množství s rozpočtem. Rozdíl bývá v prořezu nebo v materiálu, který skončil na jiné stavbě.
• Vícepráce. Vyfakturujte všechno, co je odsouhlasené, a zbytek dejte investorovi k podpisu hned.
• Další nabídka. Zapište si, kde jste se v rozpočtu spletli. Skutečné náklady z dokončených zakázek, třeba na metr čtvereční, jsou nejlepší podklad pro příští cenu.

Excel, nebo aplikace

Všechno, co jsme popsali, zvládnete i v Excelu. Potřebujete tabulku s fázemi a cenami, list na hodiny a list na doklady. Problém není ve vzorcích, ale v datech: někdo musí každý týden přepsat hodiny z papírků a opsat faktury z e-mailu. Když to jeden týden vynechá, přehled přestane platit.

V Proyekty se schválené hodiny z docházky počítají ke konkrétní zakázce samy. Z faktur a účtenek přečte údaje AI a vy je přiřadíte k zakázce. U každé zakázky pak vidíte náklady po skupinách (materiál, subdodávky, práce a ostatní) a vedle sebe dvě čísla: kolik procent rozpočtu je vyčerpáno a kolik procent práce je hotovo. Když náklady předbíhají práci, máte přesně ten signál z tohoto návodu. Jak je na tom která zakázka, se můžete zeptat i v Claude nebo ChatGPT.

Časté otázky k marži zakázky

Související